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基于物联网技术的智慧档案室管理系统
作者:安密电子 2021-08-24 当前位置:方案 > 智慧军营 >
档案室是信息管理系统的重要组成部分,是对各类档案进行收集、保管有效使用的机构。目前我军档案室还处于传统管理占据主导地位、数字档案室建设刚刚起步、智慧档案室建设开始摸索的阶段。传统档案收集、存储以手工为主,盘点工作量大、耗时长,档案提交标准不规范,没有完善的分类和编码格式,档案借阅信息更新不及时,借阅过程追踪、提醒难。数字档案室是将档案信息数字化,信息来源于实体档案室馆藏原件,数字档案室的建设需要大量的资金、人力、物力的投入,传统档案室向数字档案室转化是时代发展的趋势;但一些年代久远、具有历史价值或凭证价值的档案原件,其所具有的空间感、时间感与真实感是无法通过计算机模拟的,为了弥补传统档案室对档案管理、保护等手段的不足,同时基于对档案信息真迹的保护角度,依靠云计算、大数据、人工智能等一系列新技术,根据档案管理事业的发展趋势,智慧档案室这一新兴的概念也开始有了较大发展。

建设智慧档案室,实现档案建立、档案存放环境安全、使用便捷、高效、智能、互联,是军队信息化建设对档案管理工作的必然要求,也是契合智慧档案事业发展的客观需求。为了解决档案管理中存在的各种问题,在深入调查用户需求的基础上,安密电子推出了智慧档案室管理系统,从根本上解决档案管理中存在的痛点难点问题,理顺档案管理流程,正规档案管理秩序,提升档案管理工作效率和信息化水平。
一、系统组成

智慧档案室是档案资料的集中存储和收发中心,根据技防要求和功能划分,由以下系统组成:
智能档案密集架系统:包括智能档案密集架、智能档案密集架控制系统、密集架保护组件等。
智能档案柜管理系统:包含RIFD智能档案柜、RFID智能档案柜控制系统、RFID电子标签等。
智能门禁系统:包括智能门禁控制器、电控锁等。
RFID实体档案管理系统:包括档案超高频标签、层架标签、馆员工作站、RFID标签打印机、出入检测通道门、智能盘点设备等。
环境控制系统:包括区域显示测控屏、空气质量云测仪、温湿度监测仪、除湿加湿消毒净化一体机、空调控制模块等。
库房预警系统:包括漏水报警模块、红外微波双鉴探测器、烟感探测器、声光报警器、短信猫等设备。
视频监控系统:包括红外网络摄像机、网络硬盘录像机、监控级硬盘等。
库房支撑系统:包括系统服务器、档案库房一体化平台、智慧大屏等。



二、智慧档案室建设建设原则

智慧档案室的建设是在追求性能优越、经济实用的前提下,遵循技术先进、功能齐全、性能稳定、节约成本的原则。力图使该系统真正成为符合档案管理的实际应用管理系统。在系统的设计和实现中,严格遵守以下原则:

先进性原则
智慧档案室所有的组成要素均充分地考虑其先进性,使系统的扩充和维护简单化,并满足不断提升的信息化建设与应用的要求,保证其在相当长的时间内具有技术优势,能够适应未来技术发展的潮流。
开放性原则
智慧档案室在遵循标准性原则的基础上,采用开放的技术、结构、系统组件、用户接口,采用开放式通信协议和技术标准,确保系统在互联或以后的扩展过程中能够稳定有效的运行,满足业务应用需求。
安全性原则
智慧档案室对安全性的要求极高,因此系统在建设中对敏感信息加密存储,防信息泄露,并对系统和服务软件及时更新,开启防火墙,限制端口和服务,有应急预案机制,充分保障智慧档案室的实体防护与数据安全。
可靠性原则
智慧档案室的可靠性原则贯穿于系统设计、设备选型、软硬件配置到系统施工的全过程。只有可靠的系统,才能发挥有效的作用。在软件部分具有高MTBF(平均无故障时间)和低MTBR(平均无故障率),提供容错设计,有故障检测和恢复手段,从实际应用的需要出发,并不是功能越多越好。
可扩展性原则
智慧档案室的结构具有可扩展性,即在系统结构、系统容量与处理能力、物理联接、产品支持等方面具有扩充与升级换代的可能,采用的产品遵循通用的工业标准,以便不同类型的设备能方便灵活地接入,并满足系统规模扩充的要求。
 

三、系统功能
1.智能档案密集架系统
智能档案密集架是针对智慧档案室管理需求,结合传统密集架工艺与人工智能技术、网络技术、视频采集技术、生物识别技术等多技术手段综合运用多项开发工具和技术,打造的智慧密集架系统。密集架按档案存放类别有文书档案密集架、财务档案密集架、报刊档案密集架、奖牌奖杯实物密集架、底图式密集架、挂画类密集架和防磁柜密集架,具有智能交互、防霉、防蛀、防鼠、防尘、防光、防盗、防火、防倾倒、防水、防污染、防挤压保护的功能。
安全权限控制:智能密集架系统具备权限控制功能,只有具备相关权限的用户才能进行密集架的操作,系统锁定后用户可通过人脸识别、九宫格、密码等方式进行解锁。
无感人脸识别:智能密集架屏幕支持无感人脸识别功能,当人员靠近时,智能密集架系统自动唤醒进入人脸检测界面,具备权限的用户可直接通过人脸识别解锁架体,节省用户的操作时间。
手动控制功能:智能密集架可实现手动控制,每列密集架配备一个摇手柄,和传统的密集架一样,通过摇动手柄可以打开或关闭架体,并确保在断电情况下密集架仍能正常使用。
电动控制功能:智能密集架电动控制部分结构包括:主控板、电机控制板、到位感应传感器等;其中主控板包括固定列控制器通信模块、温湿度传感器、通信接口等模块,能够与计算机通信,对电机驱动板进行控制,采集到位感应传感器信号以及控制指示灯等功能。
信息提示功能:在检索档案时,档案所在的移动列通过控制器可显示档案名称、档案条码、在库情况、存放位置,并可以图形化显示所有位置档案在库情况,架体运行时,屏幕上的动态画面,与架体运行方向一致。
查询定位功能:智能密集架具备精确定位档案位置功能,执行档案任务时,智能密集架以语音提示档案所在的层组位置,同时档案位置也可在固定列、移动列屏幕图形化直观显示。
扫码完成档案管理:智能密集架可通过二维码、条形码方式对档案进行管理,通过管理平台对档案信息进行录入并自动生成二维码,管理员通过密集架控制器摄像头扫描二维码即可完成对档案的上架、下架、借阅、归还等任务操作。
状态显示功能:密集架智能管理系统主界面可显示温度、湿度等实时架内环境数据,密集架的操作状态、人员进出通道的实时状态、各项报警信息以及控制系统网络状态等。显示内容清晰,界面布局合理。

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2.智能档案管理系统 
RFID智能档案柜采用单面5层设计,可存放1200份档案文件,柜体正面安装12寸电容触摸屏,可快速查询档案信息;可选择密码、指纹、人脸识别等方式登录,可进行组合验证,保证产品安全;配合监控摄像及语音提示,让档案文件管理更加安全、智能、高效。智能档案柜系统采用全铝合金外壳设计,具备防水、防尘、防高温等特性。档案柜内置RFID超高频天线。可实现档案精准定位到格,实现有序存放、有序管理。智能档案柜可进行多柜体级联控制,最多可实现1主20从模式。主柜控制器可查询任意柜体档案信息,并通过生物识别,将档案取出。
 
3.智能门禁系统
智能门禁系统采用全铝合金外壳设计,具备防水、防尘、防高温等特性,面板采用7英寸LCD触摸显示屏。人脸识别选用200万分辨率的红外活体双目摄像头,摄像头自带白光和红外补光灯,可实现人脸检测、人脸识别、活体检测等,使用宽动态摄像头实现逆光识别,人脸识别速度<0.5秒,人脸识别准确率可达99.99%。
 
4.档案室库房支撑系统
档案管理员工作站采用整机ABS防火材质,集成RFID桌面读写系统,具备标签转换功能,可将档案信息快速写入RFID标签,标签读写速度大于100次/秒,并可通过工作电脑完成对档案的查询、检索、借阅、归还等操作,方便快捷。
通过RFID智能盘点设备可完成对档案的上架、盘点、理架、查找等操作,对档案进行盘点时能显示当前层应有档案数,并能够生成在架档案列表,同在借档案列表比对后能生成未在架档案列表、错架档案列表,以及提示错架档案正确位置。
出入检测通道门具备RFID标签检测与防盗报警功能,门体自带门禁软件监控系统,实时显示非法出入档案详细信息,内置红外检测装置,可识别运动方向,并进行人员双向计数;同时具备离线报警功能,在网络断开时能够检测档案是否办理出库手续,并正常报警。

5.环境控制系统
针对档案管理环境的专业特殊要求,环境管理软件具备环境温湿度、PM2.5、PM10等环境数据显示,以及上下班模式切换、空气除湿、加湿、消毒净化、空调智能控制等功能。
环境控制系统配置有空气质量云测仪,实时采集档案室内各项环境指标并显示在区域显示测控屏上,方便用户根据显示数据远程进行除湿机及空调控制。
除湿机具有除尘、除味、除湿、加湿、微生物净化等多种模式,PM2.5净化可达99.9%,既可以通过区域显示测控屏进行启动关闭,也可单机进行控制,满足用户对档案室环境的多项要求。
 
6. 档案室库房预警系统
通过档案管理网络平台、区域显示测控屏对报警探测器状态进行实时监测,可查看各探测器当前状态及历史状态信息。支持外接声光报警器,发生异常时联动声光报警器产生声光警号,同时档案管理网络平台可弹出异常窗口进行提示。系统支持外接短信设备,发生报警时实时向档案管理人员推送相关区域报警警情,无需24小时值守即可对档案室安全进行实时监测。
 
7. 视频监控系统
视频监控系统为档案管理人员提供视觉延伸,直接监视档案室内外实时状况,使管理人员在控制中心便可以监视整个档案室内外的情况,从而大大加强了档案管理的安全性。NVR硬盘录像机支持IPC(IPCamera)集中管理,包括IPC参数配置、信息的导入/导出等功能,支持600W像素高清网络视频的预览、存储与回放,全新的UI操作界面,支持一键开启录像功能,并可通过档案室综合管理平台查看视频。NVR硬盘录像机支持“录像/抓图模式”、“回放模式”、“备份模式”等多种模式进行录像管理,录像/抓图模式可进行手动录像、定时录像、移动侦测录像、报警录像,回放模式支持即时回放、常规回放、事件回放、标签回放、日志回放等,用户可根据需要进行灵活配置。
 
8.档案室库房平台系统
档案库房一体化平台可按照规定的流程实现日常档案出入库、档案借阅、归还等日常业务的管理工作。通过在借档案界面查看所有在借档案信息,支持查询、筛选、排序、打印、导出等功能,支持未归还的档案出借信息统计功能;支持档案直接归还、在借档案列表中归还、扫描归还等多种归还档案方式。档案库房一体化平台支持档案批量入库,支持通过表格批量填写等方式进行档案批量入库。档案库房一体化平台可实时同步档案的在位、领用、归还等状态,用户可随时查询档案的领用归还记录,同时平台可实时查看密集架的运行状态、门禁状态、环境状态、报警状态、视频状态,并根据需要进行控制。档案库房一体化平台可对智能密集架进行开架、合架、通风等远程操作,根据环境温湿度等数据显示对空调、除湿机等环境设备进行远程控制。档案库房一体化平台可通过库房建模,进行3D库房模拟;可进行3D智能导航,展示所有库室3D视图、密集架摆放位置顺序、视频监控点位、空调除湿机点位、各报警器点位等信息;支持鼠标点击视图中的某一设备,显示当前设备的详细信息和报警信息记录;支持对库室中设备数据进行修改,修改后的数据自动同步到设备端;若有报警器发生报警,可直接通过点击设备进行报警处理操作;使库房结构显示更直观、设备操作互动性更强,为用户提供真实清晰的可视范围,提升库房的安全性和设备操作便捷性。档案库房一体化平台可对智能密集架进行开架任务全面监控,智能密集架每3列安装一个摄像头,可通过档案室综合管控平台实时查看操作视频,也可保存记录对开架视频进行回放查看。
结语:
综上所述,智能档案室管理系统适用于机关档案室、保密室、资料室、文印室等文件档案管理单位和场所,系统有利于整合管控档案及公文信息资源,实现统用统管;有利于利用信息技术管控档案资料,及时掌握档案动态,实现档案管理工作智能化、自动化、科学化;档案存放环境安全、便捷、高效、智能、互联,快速处理突发事件,防范于未然,把控档案分发、管理及安全保密业务工作,做到事前可知、事中可控、事后可溯;有利于节约成本、节约人力,降低工作量,提高档案管控及保密工作效率,提升档案管理信息化建设水平。
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智慧档案室 安密电子
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